個人情報の
取り扱いについて

1．個人情報取扱事業者

カウンセリングスペース ここのば

運営責任者

西村 力

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、原則として当サイトのお問い合わせフォームよりご連絡ください。

お問い合わせの際は、「個人情報の取り扱いについて」と明記いただくと確認がスムーズです。

2．取得する個人情報

ここのばでは、相談申込み、相談の実施、予約、連絡、決済その他サービス提供に必要な範囲で、次の情報を取得することがあります。

• 氏名
• ふりがな
• 年齢・年代
• 電話番号
• メールアドレス
• 出身地・地域
• 家族構成や人間関係に関する情報
• ご本人・ご家族等、相談対象者に関する情報
• 現在気になっていること・相談したいこと
• 心身の状態
• 病歴、診断、服薬、通院状況
• 障害・発達特性等に関する情報
• 医療機関、相談機関、支援サービス等の利用状況
• 主治医等に関する情報
• 就労、学校、生活状況
• 予約希望日時、予約日時、予約履歴
• 相談記録
• 支払い、決済、返金等に関する情報
• お問い合わせ内容
• ここのばを知った経路
• 各種同意の取得・変更等に関する記録
• その他、相談サービスを安全かつ適切に提供するために必要となる情報

すべての項目について、常に詳細な情報を求めるものではありません。

相談の目的や段階に応じて、必要な範囲で確認します。

3．個人情報の取得方法

個人情報は、主に次の方法で取得します。

• 当サイトの相談申込フォーム
• お問い合わせフォーム
• メール
• 公式LINE
• オンライン相談
• 相談中の聞き取り
• 決済手続き
• 本人の同意を得たうえで行う医療機関・支援機関等との連携
• その他、本人が自ら提供する方法

本人の知らないところで、相談に必要のない情報を積極的に収集することを目的とはしていません。

4．必須項目と任意項目について

申込フォーム等で必須と表示している項目は、本人確認、連絡、予約、安全な相談の実施等に必要な情報です。

任意と表示している項目については、回答しないこともできます。

任意項目に回答しなかったことだけを理由として、不利益な取り扱いを行うことはありません。

ただし、安全な相談の実施や適切な支援の判断に必要な情報が確認できない場合には、その理由をご説明したうえで、追加の確認をお願いすることがあります。

5．要配慮個人情報について

相談内容には、

• 病歴
• 心身の状態
• 障害に関する情報
• 診断・治療に関する情報
• 服薬・通院状況

など、個人情報保護法上の要配慮個人情報に該当し得る情報が含まれる場合があります。

これらの情報は、相談を安全かつ適切に行うために必要な範囲で取り扱います。

相談申込時の同意その他適切な方法により、本人に内容をご確認いただいたうえで取得・利用します。

必要以上に医療情報や生活上の情報を提供していただくことを求めるものではありません。

6．家族等、相談者以外の方に関する情報

家族相談等では、相談者ご本人だけでなく、

• ご家族
• お子さま
• パートナー
• 学校関係者
• 職場関係者
• 支援者
• 医療関係者

等についてのお話を伺う場合があります。

これらの情報も、相談の目的に必要な範囲に限定して取り扱います。

第三者に関する情報をご提供いただく場合には、相談に必要な範囲でお話しください。

ここのばでは、家族相談等で得た第三者の情報についても、必要以上に記録・利用・共有することはしません。

7．個人情報の利用目的

取得した個人情報は、次の目的で利用します。

• 1. 初回相談、個別相談、継続相談その他の相談サービスを提供するため
• 2. 申込内容を確認するため
• 3. 相談を安全かつ適切にお受けできるか確認するため
• 4. 本人確認を行うため
• 5. 予約・日程調整を行うため
• 6. Zoom URLその他相談に必要な案内を行うため
• 7. 現在の状況や相談内容を理解するため
• 8. 必要な相談支援・支援方針を検討するため
• 9. 相談記録を作成・管理するため
• 10. 継続的な相談経過を確認するため
• 11. 必要に応じて医療・福祉・教育・就労等の支援との連携を検討するため
• 12. 主治医その他の関係機関との連携に必要な確認を行うため
• 13. 料金の請求、決済、入金確認、返金等を行うため
• 14. キャンセル、日程変更、中途解約等に対応するため
• 15. お問い合わせ・苦情等へ対応するため
• 16. 「カウンセリング利用について」「キャンセル・日程変更・中途解約ポリシー」その他の利用条件への同意記録を保存するため
• 17. サービスを安全に運営・管理するため
• 18. 個人を識別できない形にした統計情報として、利用経路やサービス利用状況等を把握し、サービス改善に役立てるため
• 19. 法令上必要となる対応を行うため

これらの目的と合理的な関連性のない目的で、本人の同意なく利用することはありません。

8．相談申込みと個人情報提供について

相談を申し込むことは、ここのばへ必要以上の個人情報を提供することを意味するものではありません。

また、申込フォームへ入力したことだけをもって、継続相談、講座、メール配信、録音・AI分析等のすべてに同意したことにはなりません。

利用目的やサービスごとに、必要な同意を分けて確認します。

9．広告・営業・案内への利用について

相談申込みやカウンセリングの中で取得した個人情報を、本人の同意なく第三者の広告・営業目的に提供・販売することはありません。

また、相談を申し込んだことだけを理由として、継続相談や有料サービスへの申込みを求めるものではありません。

メールマガジン、講座情報その他の継続的な案内を個別に送付する場合には、必要に応じて別途本人の意思を確認します。

相談を利用しないことや、案内を希望しないことだけを理由として、不利益な取り扱いを行うことはありません。

10．第三者への提供

ここのばは、個人データを本人の同意なく第三者へ提供することを原則として行いません。

ただし、次の場合を除きます。

• 法令に基づく場合
• 人の生命・身体・財産を保護するために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 虐待等について、法令に基づく通報・届出その他の対応が必要な場合
• その他、個人情報保護法その他の法令上認められる場合

情報を共有する必要がある場合でも、目的に必要な範囲を超えて提供しないことを基本とします。

11．家族・勤務先・学校等から問い合わせがあった場合

相談者の家族、勤務先、学校、知人その他の第三者から、「相談を利用しているか」「どのような内容を相談しているか」等の問い合わせがあった場合でも、本人の同意なく原則として回答しません。

相談を利用しているという事実そのものも、個人情報として取り扱います。

ただし、安全確保や法令上の必要性等により、本人の同意なく情報提供することが認められる場合を除きます。

12．主治医・関係機関との情報共有

医療機関、福祉機関、学校、職場、支援機関等との連携が相談者にとって必要または有益と考えられる場合には、原則として事前に相談者へ、

• 情報共有を行う目的
• 情報を共有する相手
• 共有する情報の範囲

を説明し、同意を得たうえで行います。

ここのばから主治医等へ直接連絡する場合も、原則として本人の同意を得ます。共有する情報は、連携に必要な範囲に限定します。

ただし、生命・身体の安全確保や法令上の必要性等により、本人の同意を得ることが困難な場合を除きます。

13．外部サービスの利用について

ここのばでは、相談・連絡・決済等を行うため、必要に応じて外部サービスを利用します。

主なサービスは次のとおりです。

Googleフォーム

相談申込み等

Gmail

予約・日程調整・事務連絡等

Zoom

オンライン相談

Square

クレジットカード決済・返金等

公式LINE

情報提供・連絡・相談導線等

各サービスを利用する場合には、それぞれのサービス提供事業者が定める利用規約、プライバシーポリシー等も適用されます。

外部サービスの仕様によって、日本国外を含む地域で情報が保存・処理される場合があります。

ここのばでは、相談業務に必要な範囲を超えて外部サービスへ情報を提供しないこと、適切なサービス・権限設定を利用すること等により、個人情報の適切な管理に努めます。

14．決済情報について

クレジットカード決済にはSquareを利用します。

Squareの決済画面に入力されたクレジットカード情報等は、Squareの決済システムを通じて処理されます。

ここのばでは、

• 決済の確認
• 入金状況
• 返金
• キャンセル
• 中途解約等

に必要な範囲の情報を取り扱います。

銀行振込を利用される場合には、入金確認、返金等のため、振込人名義、振込日、返金先口座その他必要な情報を取り扱う場合があります。

料金・返金等の条件については、「特定商取引法に基づく表記」および「キャンセル・日程変更・中途解約ポリシー」をご確認ください。

15．Googleフォームについて

相談申込みにはGoogleフォームを利用します。

申込フォームでは、相談前に確認する必要がある情報を取得します。

詳細な相談内容について、フォーム上ですべて説明する必要はありません。

まだ相談内容が十分に整理できていなくても、そのこと自体で申込みができなくなるものではありません。

フォームには、相談に必要な範囲を超える個人情報、第三者の詳細な個人情報、パスワード等の機密情報を記載しないようお願いいたします。

16．メール・公式LINEについて

メールや公式LINEは、主に、

• 予約
• 日程調整
• お問い合わせへの回答
• 事務連絡
• 必要な案内

等に使用します。

メールやLINEは、原則として継続的なカウンセリングを行う場ではありません。

また、機微な相談内容や医療情報等を必要以上にメール・LINEへ記載することはおすすめしていません。

詳細な相談内容については、原則として予約された相談時間内で取り扱います。

メール、公式LINE、申込フォームは、緊急時の相談・連絡手段ではありません。

17．Zoomについて

オンライン相談にはZoomを利用します。

初回相談では、ここのば側で原則としてZoomの録画・録音機能を使用しません。

録音・録画、文字起こし、AIを利用した整理・分析等を行う場合には、本書とは別に内容をご説明し、個別の同意を確認します。

18．録音・文字起こし・AI利用について

本書への同意は、録音・文字起こし・AI利用への同意を意味しません。

継続相談等において、

• 録音
• 文字起こし
• AIを補助的に利用した整理・分析

等を行う場合には、別途、

• 利用目的
• 対象となる情報
• 使用する仕組み・サービス
• 利用範囲
• 保存方法
• 保存期間
• 削除方法
• 同意を撤回する方法

等をご説明します。そのうえで、独立した同意を得た場合にのみ実施します。

録音・文字起こし・AI利用への同意は任意です。同意しないことだけを理由として、不利益な取り扱いを行うことはありません。

また、AIの出力だけをもとに相談者を診断したり、重要な判断を自動的に決定したりすることはありません。

AIはあくまで補助的に利用し、相談に関する最終的な専門的判断は担当者が行います。

19．相談記録について

相談を適切に継続し、必要な振り返りを行うため、相談記録を作成します。

相談記録は、相談中の会話をすべて逐語的に記録するものではありません。

必要に応じて、

• 相談日時
• 主な相談内容
• 現在の状況
• 状況の整理・見立て
• 支援方針
• 相談経過
• 必要な連携事項
• 次回確認する事項

等を必要な範囲で記録します。

相談者について必要以上に評価・分類することを目的とした記録ではなく、相談を安全かつ適切に進めるための記録として作成します。

20．保存期間について

相談記録は、原則として、最終相談日から5年間保存します。

保存期間終了後は、法令上または業務上引き続き保存する必要がないことを確認したうえで、復元が困難な方法により削除・廃棄します。

相談に至らなかった申込情報、お問い合わせ情報等については、利用目的が終了し、法令上その他正当な保存理由がないことを確認したうえで、必要な期間を超えて保存しないよう管理します。

決済、会計、税務その他法令上保存義務がある情報については、それぞれ必要とされる期間保存します。

また、

• 紛争対応
• 未収金
• 返金
• 法令上必要な対応

等の正当な理由がある場合には、必要な範囲で保存期間を延長する場合があります。

録音・文字起こし・AI利用に関するデータの保存期間については、別途同意書で定めます。

21．安全管理措置

ここのばは、個人情報の、

• 漏えい
• 紛失
• 滅失
• 改ざん
• 不正アクセス
• 不適切な利用

等を防ぐため、取り扱う情報の性質や事業規模に応じた必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

主な対策として、

• 個人情報へアクセスできる者を必要最小限にする
• アカウント・パスワードを適切に管理する
• 利用可能なサービスでは二段階認証等を活用する
• 端末の画面ロック等を行う
• 利用目的に必要のない個人情報を取得・複製しない
• 個人情報を扱うサービスのアクセス権限を適切に設定する
• 不要となった個人情報を適切に削除・廃棄する
• 外部サービスの設定・権限等を必要に応じて確認する
• 個人情報の取扱状況を確認し、必要に応じて管理方法を見直す

等を行います。

22．個人情報を取り扱う関係者について

ここのばの業務において個人情報を取り扱う者がいる場合には、業務上必要な範囲に限ってアクセスを認めます。

個人情報を取り扱う者に対しては、秘密保持および適切な情報管理を求めます。

また、個人情報を取り扱う外部事業者等を利用する必要がある場合には、情報の性質と業務内容を踏まえ、必要な安全管理が行われるよう適切な管理に努めます。

23．個人情報の漏えい等が発生した場合

個人情報の漏えい、紛失、不正アクセス等が発生した場合、またはその可能性があることを把握した場合には、状況に応じて、

• 事実関係の確認
• 被害拡大の防止
• 原因の確認
• 再発防止
• 関係するサービスやアカウント等への必要な対応

を行います。

個人情報保護法その他の法令により、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が必要となる場合には、法令に従って対応します。

24．個人情報の開示・訂正・利用停止等

ご本人から、ここのばが保有する個人データについて、

• 利用目的の通知
• 開示
• 訂正
• 追加
• 削除
• 利用停止
• 消去
• 第三者提供の停止

等のお申し出があった場合には、本人確認を行ったうえで、個人情報保護法その他の関係法令に従って対応します。

ただし、

• 法令上対象とならない場合
• 第三者の権利利益を害するおそれがある場合
• 本人または第三者の安全確保に支障が生じる場合
• その他法令上対応できない理由がある場合

には、全部または一部に対応できないことがあります。

その場合には、法令上可能な範囲で理由をご説明します。

25．相談記録の開示について

相談記録について開示のお申し出があった場合にも、法令に基づいて対応します。

ただし、相談記録には、

• 第三者に関する情報
• 専門的な見立て
• 安全確保に関する情報
• 関係機関から得た情報

等が含まれる場合があります。

そのため、第三者の権利利益、安全確保その他法令上の理由により、全部または一部を開示できない場合があります。

26．個人情報に関するお問い合わせ

個人情報の取り扱い、

• 開示等のお申出
• 本内容についてのご質問
• 情報管理についてのご相談

は、原則として当サイトのお問い合わせフォームよりご連絡ください。

その際、「個人情報の取り扱いについて」と明記してください。

必要に応じて、本人確認のための情報を確認させていただく場合があります。

27．本内容の変更について

法令改正、サービス内容、利用する外部サービス、個人情報の管理方法その他運営方法の変更に伴い、本内容を改定する場合があります。

重要な変更については、ホームページ等でお知らせします。

新たな利用目的について、本人の同意が必要となる場合には、必要に応じて改めて同意を確認します。

28．他の規程との関係

個人情報の取得、利用、相談記録、録音・AI利用、決済、返金等については、

• 本「個人情報の取り扱いについて」
• 「カウンセリング利用について」
• 「キャンセル・日程変更・中途解約ポリシー」
• 「特定商取引法に基づく表記」
• 録音・文字起こし・AI利用に関する別途の説明・同意書
• 申込フォーム上の説明・同意事項

との間で内容が食い違わないよう、統一して運用します。

29．同意について

初回相談申込フォームその他所定の申込・同意手続きにおいて、「『個人情報の取り扱いについて』の内容を確認し、同意します」へのチェック等をもって、本内容をご確認いただき、相談サービスの提供に必要な範囲での個人情報および要配慮個人情報の取得・利用について同意いただいたものとして取り扱います。

ただし、この同意には、

• 録音
• 文字起こし
• AIを利用した整理・分析
• 広告・営業を目的とした情報利用
• 任意のメールマガジン等への登録

への同意は含まれません。

これらについて同意が必要となる場合には、目的ごとに別途確認します。

内容について分からない点がある場合には、申込み前にお問い合わせいただくこともできます。